Üretim takip programı ne kadar tutar?
Tek bir rakam vermek dürüst olmaz. Bunun yerine maliyeti asıl oynatan altı kalemi ve teklifleri karşılaştırılabilir hâle getirmenin yolunu yazdık.
Neden tek bir rakam yazmıyoruz
“Üretim takip programı ne kadar?” sorusuna internette bulacağınız rakamların çoğu işe yaramıyor. Sebebi basit: aynı cümleyle tarif edilen iki iş, birbirinden on kat farklı olabiliyor.
Bir işletme için “üretim takip programı”, tabletten girilen tek bir ekran demek. Bir diğeri için aynı ifade; muhasebe yazılımıyla konuşan, tezgâhlardan veri toplayan, vardiya bazında raporlayan ve on beş kişinin kullandığı bir yapı demek.
Bu yüzden burada aralık yazmak yerine maliyeti neyin oynattığını yazıyoruz. Bunu okuduktan sonra aldığınız teklifin neden o rakam olduğunu anlayabilir ve iki teklifi gerçekten karşılaştırabilirsiniz.
Dikkat — Kapsamı yazılı olarak tanımlanmamış bir işe verilen fiyat, fiyat değil tahmindir. Tahminler proje ilerledikçe değişiyor ve değişimin yönü genellikle yukarı.
Maliyeti oynatan altı kalem
1. Ekran sayısı. Kaç farklı iş yapılacak? Sipariş girişi, üretim emri, kalite kaydı, sevkiyat, raporlar. Her biri ayrı bir ekran ve ayrı bir emek.
2. Entegrasyon. En çok fiyat oynatan kalem bu. Yeni programın muhasebe yazılımınızla, e-belge sağlayıcınızla ya da tezgâhlarınızla konuşması gerekiyorsa bütçenin önemli bir kısmı burada. Tek başına çalışan bir program ile üç sistemle konuşan bir program arasında ciddi fark var.
3. Kullanıcı sayısı ve yetki karmaşıklığı. Beş kişinin aynı ekranı kullanması ile beş farklı rolün farklı yetkilerle çalışması aynı iş değil.
4. Sahada mı ofiste mi çalışacak? Tezgâh başında tablet veya el terminali kullanılacaksa; dokunmatik kullanım, eldivenle çalışma, barkod okuma ve internet kesintisinde ne olacağı ayrı bir tasarım işi.
5. Veri taşıma. Mevcut Excel dosyalarınızın veya eski programınızın verisi aktarılacak mı? Verinin ne kadar düzenli olduğu bu kalemi belirliyor.
6. Eğitim ve devreye alma. Yazılımın teslim edilmesi ile kullanılmaya başlanması arasında bir mesafe var ve o mesafenin de bir maliyeti var.
Teklifte görünmeyen üç kalem
Sahada en çok sürpriz üreten kalemler bunlar. Teklifte yazmıyorlarsa yok değiller — sonradan fatura olarak dönüyorlar.
Veri taşıma. “Mevcut verilerinizi aktarıyoruz” cümlesi teklifte varsa hangi verinin, hangi tarihten itibaren ve hangi kalitede aktarılacağı da yazmalı. Dağınık bir Excel’i temizlemek, taşımanın kendisinden uzun sürebiliyor.
Eğitim. Kaç kişiye, kaç saat, nerede? Yerinde eğitim ile video kayıt aynı fiyat değil ve aynı sonucu vermiyor.
Devreye alma sonrası ilk üç ay. İlk aylarda mutlaka düzeltme ve küçük ekleme çıkıyor. Bunların bakım kapsamında mı yoksa ek ücretle mi yapılacağı sözleşmede yazmalı.
Kalem | Teklifte genellikle | Gerçekte |
|---|---|---|
Yazılım geliştirme | Var | Var |
Veri taşıma | Belirsiz | Ayrı emek |
Personel eğitimi | Belirsiz | Ayrı emek |
İlk 3 ay düzeltmeler | Belirsiz | Kaçınılmaz |
Sunucu / barındırma | Bazen | Aylık gider |
Yıllık bakım | Ayrı satır | Süreklilik |
Mevzuat güncellemeleri | Nadiren | Yılda birkaç kez |
Hazır paket ile özel yazılımın maliyet eğrisi
İki seçeneğin maliyeti farklı zamanlarda ortaya çıkıyor ve bu, karşılaştırmayı zorlaştırıyor.
Hazır pakette başlangıç düşük, lisans her yıl tekrar ediyor ve kullanıcı sayısıyla artıyor. Beşinci yılda ödediğiniz toplam, ilk yıl gördüğünüz rakamın birkaç katı olabiliyor.
Özel yazılımda maliyetin büyük kısmı ilk yılda toplanıyor. Sonraki yıllar bakıma iniyor ve kullanıcı sayısı arttıkça maliyet artmıyor.
Bu yüzden iki teklifi ilk yıl üzerinden karşılaştırmak yanıltıyor. Doğru karşılaştırma beş yıllık toplam üzerinden yapılıyor ve kullanıcı sayınızın beş yılda nereye gideceğini de hesaba katıyor.
Örnek senaryo — İki teklif alındı. Hazır paket ilk yıl belirgin biçimde ucuz; özel yazılım pahalı. İşletme büyüyor ve kullanıcı sayısı üç yılda ikiye katlanıyor. Lisans kullanıcı başına olduğu için hazır paketin yıllık gideri de ikiye katlanıyor. Dördüncü yılın sonunda iki seçeneğin toplamı eşitleniyor. Kararı ilk yıl rakamına bakarak veren işletme, beş yıllık planını hiç yapmamış oluyor.
Hangi seçeneğin size uyduğunu belirleyen asıl soru fiyat değil; onu üretim takip programı nasıl seçilir yazısında ayrıca ele aldık.
Bulut mu, kendi sunucunuz mu?
Maliyet açısından fark, paranın ne zaman çıktığında.
Bulutta donanım yatırımı yok, gider aylara yayılıyor, bakım ve yedekleme sağlayıcıda. Kendi sunucunuzda başlangıç yatırımı var ama aylık gider düşük; buna karşılık yedekleme, güncelleme ve arıza sizin sorumluluğunuzda.
Üretim tesislerinde bu kararı fiyattan önce belirleyen başka bir şey var: internet kesintisi. Bağlantı sık kesiliyorsa, tezgâh başındaki ekranın internet olmadan da çalışabilmesi gerekiyor. Bu, maliyet karşılaştırmasından önce gelen bir gereklilik.
İpucu — Kesinti riskini abartmayın da küçümsemeyin de: bir hafta boyunca bağlantı kesintilerini not edin. Elinizde veri olmadan verilen “bulut olmaz” kararı çoğu zaman gereksiz maliyet üretiyor.
Devlet desteği tarafı
İmalat sanayiinde faaliyet gösteren KOBİ’ler için KOSGEB’in dijital dönüşüm başlığında, makine ve teçhizatın yanı sıra yazılım ve donanım yatırımını da kapsayan bir destek programı bulunuyor.
Programın belirleyici koşulu şu: başvuran işletmenin NACE sınıflamasına göre imalat sektöründe faaliyet göstermesi gerekiyor. Hizmet ya da ticaret tarafındaki işletmeler bu başlıktan yararlanamıyor.
Destek oranları, tavanlar ve başvuru dönemleri düzenli olarak değiştiği için burada rakam yazmıyoruz; güncel metin KOSGEB’in program sayfasında yayımlanıyor. Diğer başlıklar için KOSGEB destekler dizini ve Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nın destek ve teşvikler sayfası başvurulacak kaynaklar.
Teklifleri karşılaştırılabilir hâle getirmek
Farklı firmalardan gelen teklifler genellikle karşılaştırılamıyor, çünkü her biri farklı bir kapsamı fiyatlıyor. Bunu düzeltmenin yolu var ve size hiçbir maliyeti yok.
- Kapsamı siz yazın. Hangi ekranlar, hangi sistemlerle konuşacak, kaç kullanıcı, sahada mı ofiste mi. Tek sayfa yeterli.
- Aynı metni herkese gönderin. Farklı anlatımlar farklı teklifler üretiyor.
- Her teklifte şu altı kalemi ayrı satır olarak isteyin: geliştirme, veri taşıma, eğitim, devreye alma, ilk yıl bakım, sonraki yıl bakım.
- Beş yıllık toplamı hesaplayın. Kullanıcı sayısındaki artışı da ekleyin.
- Kaynak kodu ve veri sahipliğini sorun. Bu bir fiyat kalemi değil ama beş yıl sonra fiyatı belirleyen şey.
Bu listenin genişletilmiş hâlini, teklif toplantısında sorulacak sorular olarak ayrı bir yazıda topladık.
En pahalı seçenek — yanlış projeyi doğru fiyata yaptırmak
Bütçe tartışmalarında gözden kaçan şey şu: en büyük maliyet kalemi, ödenen para değil, kullanılmayan yazılım.
Teslim edilip kimsenin kullanmadığı bir program, ödediğiniz rakamın tamamını zarar hanesine yazıyor ve üstüne süreç de eski hâliyle devam ediyor. Bunun neden olduğunu ve nasıl engellendiğini programı aldık ama kimse kullanmıyor yazısında yazdık.
Bütçeyi aşamalandırarak yaymak
Tek seferde ödenecek rakam yüksek geliyorsa, indirim istemekten daha etkili bir yol var: projeyi aşamalara bölmek.
Birinci aşamada yalnızca en kritik iş çözülüyor ve devreye alınıyor. İkinci aşama, birincisi çalıştıktan sonra planlanıyor.
Bunun üç faydası var. Nakit çıkışı zamana yayılıyor. İlk aşama çalıştığında ikinci aşamanın kapsamı netleşiyor — ve genellikle küçülüyor, çünkü baştaki listenin bir kısmının gereksiz olduğu anlaşılıyor. Üçüncüsü de şu: ilk aşama beklentiyi karşılamazsa kayıp, tüm projenin değil bir bölümünün maliyetiyle sınırlı kalıyor.
Aşamalandırmanın tek şartı var: birinci aşama tek başına kullanılabilir olmalı. Yarım kalan ve ikinci aşama gelmeden işe yaramayan bir bölüm, aşamalandırma değil erteleme oluyor.
Ucuz teklif ne zaman kabul edilir?
En düşük teklif otomatik olarak kötü değil. Ayırt edici soru şu: fiyat neden düşük?
Kabul edilebilir sebepler: Firma o alanda daha önce benzer iş yapmış ve hazır bir temeli var. Referans olarak kullanmak istiyor. Kapsam gerçekten dar ve bunu yazılı olarak kabul ediyor.
Kabul edilemez sebepler: Kapsamı sizden az anlamış olması. Eğitim, veri taşıma ve devreye almayı teklife hiç koymamış olması. İşi alıp sonradan ek taleplerle dengeleme planı.
Ayırt etmenin yolu tek: kapsamı siz yazın ve aynı metni herkese gönderin. Aynı kapsama gelen düşük teklif değerlendirilebilir; farklı kapsama gelen düşük teklif zaten karşılaştırılabilir değil.
Dikkat — Teklifte "vb.", "gerekli entegrasyonlar" ve "ihtiyaç duyulan raporlar" gibi ifadeler varsa kapsam tanımlı değil demektir. Bu ifadeler sonradan iki tarafın da farklı hatırladığı yerler oluyor.
Toplam sahip olma maliyeti nasıl hesaplanır?
Beş yıllık toplamı çıkarmak için altı kalemi toplamak yeterli:
- Başlangıç geliştirme veya lisans bedeli
- Yıllık bakım veya lisans yenileme (beş yıl)
- Sunucu ve barındırma (beş yıl)
- Veri taşıma ve devreye alma
- Eğitim (başlangıç + personel değişimi için tekrarlar)
- Öngörülen geliştirme talepleri (yılda birkaç küçük ekleme)
Altıncı kalem hep unutuluyor ve hep gerçekleşiyor. Sistem kullanıldıkça değişiklik isteniyor; bunun için yıllık küçük bir bütçe ayırmak, her seferinde yeniden pazarlık etmekten hem ucuz hem hızlı.
Sonuç — Fiyatı düşürmenin en etkili yolu pazarlık değil, kapsamı küçültmek. Tek bir işi gerçekten çözen bir çalışma hem daha ucuz hem daha hızlı devreye giriyor; ikinci aşama, birincisi çalıştıktan sonra konuşuluyor.
Çalışma biçimimizi ve kapsam belirleme sürecini yazılım geliştirme sayfasında, sürece özel çözümleri özel yazılım geliştirme sayfasında anlattık. Genel çerçeve için fabrikalar için yazılım yazısına bakabilirsiniz.
