Yazılım firması seçerken sorulacak sorular

Teklif toplantısında ne sorulmalı?

Yazılım firması seçerken çoğu işletme aynı iki şeyi soruyor: ne kadar tutar ve ne zaman biter.

İkisi de gerekli ama ikisi de projenin nasıl gideceğini önceden söylemiyor. Sahada gördüğümüz kadarıyla, sonradan sorun çıkan projelerde eksik olan şey teknik yetkinlik değil, başında sorulmamış beş altı soru.

Aşağıdaki listeyi teklif toplantısına götürebilirsiniz. Hiçbiri teknik bilgi gerektirmiyor; her sorunun yanına iyi ve kötü cevabın nasıl göründüğünü de yazdık.

Sahiplik soruları — en belirleyici olanlar

1. Kaynak kod kimde kalacak? İyi cevap: “Sizde. Teslimle birlikte deponun erişimini size devrediyoruz.” Kötü cevap: “Yazılım size teslim edilecek.” Bu cümle hiçbir şey söylemiyor; çalışan bir program teslim etmek ile kaynak kodu devretmek farklı şeyler.

2. Veritabanı ve sunucu erişimleri kimin adına açılacak? İyi cevap: “Hesaplar sizin adınıza açılıyor, biz yetkili kullanıcı olarak ekleniyoruz.” Kötü cevap: “Bizim altyapımızda duruyor, siz uğraşmayın.” Bu, ayrılma anında verinin rehin kalması demek.

3. Yarın sizinle çalışmayı bıraksak elimizde ne kalır? İyi cevap: Kaynak kod, veritabanı yedeği, kurulum belgesi ve erişimler. Kötü cevap: “Öyle bir şey olmaz.” Soruyu cevaplamayan tedarikçi, cevabı sevmiyor demektir.

Yazılım, 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında eser sayılıyor; kanunun 2. maddesi “her biçim altında ifade edilen bilgisayar programları”nı ilim ve edebiyat eserleri arasında sayıyor. Kanun metnine mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz. Pratik anlamı şu: hakların size geçmesi için sözleşmede bunun yazılı olması gerekiyor, kendiliğinden geçmiyor.

Dikkat — Bu bir hukuki tavsiye değil, sözleşmede neyin yazılı olması gerektiğine dair bir kontrol listesi. Tutar büyükse metni bir avukata okutmak, ödenen ücretin en iyi harcanan kısmı oluyor.

Ekip ve süreklilik soruları

4. Bu projede fiilen kim çalışacak? Teklifi veren ekip ile işi yapan ekip aynı olmayabiliyor. Kalite farkının en yaygın sebeplerinden biri bu.

5. O kişi ayrılırsa ne oluyor? İyi cevap: “Kod ortak depoda, belgelenmiş, ikinci bir kişi devralabilir.” Kötü cevap: “Bizim ekipte kimse ayrılmaz.”

6. Şu an kaç aktif projeniz var? Cevabın kendisinden çok, cevabın verilip verilmediği bilgi taşıyor. Kapasitesini bilmeyen tedarikçi takvim de tutturamıyor.

Kapsam ve fiyat soruları

7. Bu fiyat neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor? Altı kalemi ayrı ayrı isteyin: geliştirme, veri taşıma, eğitim, devreye alma, ilk yıl bakım, sonraki yıl bakım. Bu kalemlerin neden ayrı sorulması gerektiğini fiyat yazımızda açtık.

8. Kapsam dışı bir istek geldiğinde süreç nasıl işliyor? İyi cevap: “Yazılı teklif veriyoruz, onaylarsanız takvime ekliyoruz.” Kötü cevap: “Hallederiz.” Bu cümle projenin sonunda ya faturaya ya gecikmeye dönüşüyor.

9. Takvim gecikirse ne oluyor? Sözleşmede gecikme durumunun yazılı olması, tedarikçiyi cezalandırmak için değil, ikisinin de aynı beklentiyi paylaştığını doğrulamak için gerekli.

Güvenlik ve kişisel veri soruları

10. Kişisel veri nerede tutulacak, kimler erişecek? Üretim yazılımlarının çoğu personel verisi işliyor: vardiya kaydı, performans, kim hangi hatayı yaptı. Bu veri karşısında sorumluluk veri sorumlusu olarak sizde kalıyor; tedarikçinizde değil.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun temel ilkeler sayfası bu konuda başlangıç noktası.

11. Güvenlik tarafında hangi kontrolleri yapıyorsunuz? Teknik bir cevap beklemiyorsunuz; bir yöntem beklediğinizi belli edin. Yaygın açıkların derli toplu listesi olarak OWASP’ın ilk on maddesi sektörde ortak başvuru kaynağı. Tedarikçinin bu listeden haberdar olması, güvenliği hiç düşünmemiş olmasından çok daha iyi bir işaret.

12. Mevzuat değiştiğinde ne oluyor? e-Fatura ve e-İrsaliye tarafındaki kapsam ve tarihler değişiyor; güncel metin GİB e-Belge portalında yayımlanıyor. Bu değişikliklerin bakım kapsamında mı yoksa ek ücretle mi karşılanacağı baştan yazılmalı.

Örnek senaryo — Sincan’da bir üretim işletmesi, üç yıl önce yaptırdığı sipariş yazılımını kullanıyor. Tedarikçiyle yollar ayrılıyor. Yeni firma koda bakmak istiyor; kod tedarikçinin kendi hesabında ve devredilmiyor. Sözleşmede yalnızca “yazılım teslim edilmiştir” yazıyor. Sonuç: çalışan bir program var ama tek satırı değiştirilemiyor. İşletme sıfırdan başlamak zorunda kalıyor. Üç yıl önce sözleşmeye eklenecek bir cümle, bu maliyetin tamamını önlerdi.

Referans nasıl kontrol edilir?

Referans listesi istemek yetmiyor; herkes memnun müşterisini veriyor. Kontrolü değerli kılan şey, sorulan soru.

Referansı arayın ve şunu sorun: “Proje bittikten sonra bir sorun olduğunda ne kadar sürede dönüş aldınız?”

Satış sürecinde görünmeyen tek bilgi bu. Teslimden sonraki davranış, teslim öncesindekinden tamamen farklı olabiliyor ve işletmenin yıllarca yaşayacağı şey ikincisi.

İkinci soru: “Baştaki tahminle gerçek süre arasında ne kadar fark oldu?” Cevap “yok” ise ya çok iyi bir tedarikçi ya da referans gerçek değil.

İpucu — Referans listesinden en eskisini seçin, en yenisini değil. Yeni proje henüz bakım aşamasına girmemiş oluyor ve asıl bilgi orada.

Sözleşmede olması gereken beş madde

Teknik olmayan, tamamen ticari maddeler:

1. Kapsam — hangi ekranlar, hangi entegrasyonlar, kaç kullanıcı.
2. Takvim ve gecikme — teslim tarihleri ve gecikme durumunda ne olacağı.
3. Kaynak kod ve veri sahipliği — üç kalem ayrı ayrı: kod, veritabanı, erişimler.
4. Bakım — neyi kapsıyor, ne kadar süre, mevzuat değişiklikleri dahil mi.
5. Veri dışa aktarımı — verinizi istediğiniz zaman, okunabilir bir biçimde alabilme hakkınız.

Beşinci madde en çok atlanan ve en pahalıya mal olan madde. Verinizi alamıyorsanız tedarikçi değiştirme seçeneğiniz de yok demektir.

Kapsam metnini kendiniz nasıl yazarsınız?

Teklif istemeden önce yazılacak metin tek sayfayı geçmemeli ve teknik olmamalı. Beş başlık yeterli.

Ne yapmak istiyoruz? Tek cümle. "Hangi siparişin hangi tezgâhta olduğunu anlık görmek istiyoruz."

Bugün nasıl yürüyor? Sipariş girişinden sevkiyata kadar akış, hangi bilginin nereye yazıldığı dahil.

Kim kullanacak? Roller ve yaklaşık kişi sayısı. Sahada mı ofiste mi çalışacakları.

Hangi sistemlerle konuşacak? Muhasebe programınızın adı, e-belge sağlayıcınız, varsa tezgâh bağlantısı.

Neyi kapsam dışı bırakıyoruz? Bu başlık en çok işe yarayanı. "İlk aşamada muhasebe entegrasyonu yok" cümlesi, hem fiyatı düşürüyor hem beklentiyi hizalıyor.

Toplantıda nelere dikkat edilmeli?

Cevapların içeriği kadar cevaplama biçimi de bilgi taşıyor.

Soru soruyorlar mı? Hiç soru sormadan teklif veren firma, kapsamı varsaymış demektir. İyi tedarikçi ilk görüşmede sizden daha çok soru sorar.

"Olur" mu diyorlar, "şöyle olur" mu? Her isteğe koşulsuz "olur" demek satış refleksi. Değerli olan cevap, "olur ama şu maliyetle" ya da "bunu şöyle yaparsak daha basit olur" biçiminde geliyor.

Sahayı görmek istiyorlar mı? Üretim yazılımında sahayı görmeden teklif vermek, tahmin etmek demek.

Zorluk anlatıyorlar mı? Projenin risklerini baştan söyleyen tedarikçi, hiçbir risk olmadığını söyleyenden daha güvenilir.

İpucu — Toplantıya sistemi kullanacak kişiyi de alın. Sorduğu sorular sizinkilerden farklı olacak ve o farklar projenin gerçek risklerini gösteriyor.

Teklif geldikten sonra yapılacak son kontrol

Teklifi imzalamadan önce üç şeyi yazılı isteyin:

Bir örnek çıktı. Daha önce yaptıkları benzer bir işin ekran görüntüsü ya da demo erişimi. Anlatı değil, çalışan bir şey.

Takvimin aşamaları. Tek bir bitiş tarihi değil, ara teslimler. Ara teslimi olmayan takvim, son ayda sürprize açık.

Ödeme planının teslimlere bağlanması. Ödeme takvime değil çıktıya bağlanmalı; aşama teslim edilince o aşamanın ödemesi yapılmalı.

Ne zaman "hayır" demeli?

Teklif sürecinde geri adım atmayı gerektiren dört işaret var ve dördü de görüşme aşamasında görülebiliyor.

Sözleşme taslağı paylaşılmıyorsa. İmzadan önce metni görmek en doğal talep. Direnç varsa sebebi metinde.

Kaynak kod sorusu geçiştiriliyorsa. Cevap net değilse cevap "hayır" demektir; net cevap veren firma bunu zaten baştan söylüyor.

Referans verilmiyorsa. Gizlilik gerekçesi bazı işler için geçerli ama tek bir referans bile verilemiyorsa bu bir işaret.

Süre tahmini hiç sorgulanmadan veriliyorsa. İşi görmeden, sahaya gelmeden ve soru sormadan verilen takvim tahmin bile değil.

Bu listeyi nasıl kullanmalı?

On iki soruyu tek toplantıda sormak zorunda değilsiniz ve sormamalısınız da — sorgu havası, kurulmaya çalışılan çalışma ilişkisine zarar veriyor.

Pratik kullanım şu: sahiplik ve kapsam sorularını ilk görüşmede sorun, ekip ve güvenlik sorularını teklif geldikten sonra. Cevapları yazılı isteyin; e-posta yeterli, resmî bir belge gerekmiyor.

Yazılı olmasının tek sebebi ispat değil. Cevabı yazarken tedarikçi de düşünmek zorunda kalıyor ve sözlü olarak kolayca verilen "olur" cevapları yazıya dökülürken netleşiyor.

Sonuç — İyi tedarikçi seçmenin yolu teknik bilgi edinmekten geçmiyor. Yukarıdaki on iki sorunun cevabını yazılı isteyen bir işletme, teknik bilgisi olmadan da kendini koruyabiliyor.

Bu soruların cevapsız kaldığı bir projede ne olduğunu yarım kalan yazılım projesi yazısında yazdık. Kararın öncesindeki genel çerçeve fabrikalar için yazılım yazısında; bizim çalışma biçimimiz yazılım geliştirme sayfasında.